Delegationsreise nach China planen: In 6 Schritten zum Ergebnis

Viele Delegationsreisen enden mit vollen Visitenkartenboxen und wenigen Ergebnissen. Der Unterschied liegt fast immer in der Vorbereitung. Die Forschung zu Messen und Wirtschaftsdelegationen liefert dafür hilfreiche Hinweise.

Was Messen und Delegationen leisten können

Bathelt und Schuldt (2008) beschreiben internationale Messen als „temporäre Cluster“: Für wenige Tage treffen Anbieter, Kunden und Fachleute aus vielen Ländern aufeinander. Aus geplanten und ungeplanten Gesprächen entsteht ein dichter Informationsaustausch („global buzz“), den Unternehmen gezielt nutzen, um dauerhafte Verbindungen („pipelines“) zu neuen Partnern aufzubauen. Evers und Knight (2008) zeigen, dass Messen für kleine Exportunternehmen weit mehr sind als eine Marketingbühne: Sie helfen, ein Netzwerk aufzubauen, das internationales Wachstum trägt. Gerschewski et al. (2020) fanden in einer Befragung von 229 kleinen und mittleren Unternehmen aus Australien und Neuseeland, dass proaktive Firmen über Messen mehr Kontakte aufbauen, was ihre operative Leistung verbessert – ein direkter finanzieller Effekt zeigte sich dagegen nicht. Und Monreal-Pérez und Geldres-Weiss (2020) stellten bei chilenischen Exporteuren fest, dass vor allem kleine, junge und wenig exporterfahrene Unternehmen von Messen und Delegationsreisen profitieren. Für den Mittelstand heißt das: Delegationen lohnen sich – wenn Kontakte gezielt aufgebaut und danach gepflegt werden.

Die 6 Schritte

1. Ziel festlegen

   Geht es um neue Kunden, Lieferanten, einen Standort oder Forschungspartner? Ein klares Ziel bestimmt Region, Programm und Gesprächspartner.

2. Region und Zeitpunkt wählen

   Große Messen wie die Canton Fair in Guangzhou oder die China International Import Expo in Shanghai sind ein guter Anlass für eine Reise. Meiden Sie das Frühlingsfest und die „Goldene Woche“ im Oktober.

3. Gesprächspartner vorbereiten und Türöffner nutzen

   Erstellen Sie eine Liste mit Profilen und Zielen für jedes Treffen. In China sind viele Netzwerke schwer von außen zugänglich. Gao et al. (2018) beschreiben, wie „relationale Türöffner“ – Personen mit Ansehen und Beziehungen im lokalen Netzwerk – ausländischen Unternehmen den Zugang erleichtern. Verbände, Netzwerke und die lokalen Wirtschaftsförderungen übernehmen oft genau diese Rolle.

4. Programm und Logistik planen

   China ist groß – zwischen Städten ist der Schnellzug oft die beste Wahl. Planen Sie Puffer zwischen den Terminen ein und lassen Sie Raum für ungeplante Gespräche; gerade diese machen nach Bathelt und Schuldt (2008) einen Teil des Werts solcher Veranstaltungen aus.

5. Vor Ort führen

   Ein kurzes Briefing am Morgen und eine Nachbesprechung am Abend halten die Gruppe auf Kurs. Kleine Runden führen oft zu konkreteren Gesprächen als große Konferenzen – das habe ich bei der Delegation nach Nanjing und Suzhou selbst erlebt.

6. Nachfassen

   Innerhalb einer Woche Follow-ups versenden, Gesprächsnotizen teilen und für jeden Kontakt eine verantwortliche Person festlegen. Erst so wird aus einem Messekontakt eine dauerhafte Verbindung.